ELIMINE OS DOCUMENTOS FÍSICOS E TRANSFORME SUA EMPRESA PARA O DIGITAL
A maioria das empresas depende de grandes quantidades de documentos para alinhar os processos e executar suas atividades da melhor forma.
Com a flexibilização do home office, muitos locais que possuíam grandes volumes de arquivos em papéis encontraram dificuldades para se organizar e centralizar os processos. Diante desse cenário, existe uma preocupação sobre como reajustar esse volume de documentos considerando que alguns funcionários ainda estão trabalhando de casa.
CONHEÇA A SOLUÇÃO
O DocsIA Contábil para Documentos é uma solução criada para gerir e organizar documentos com a estratificação de dados. Tendo a informação como centro de nossos processos, trabalhamos com o armazenamento e a segurança dos seus documentos.
Nos GEDs tradicionais, é preciso validar cada arquivo separadamente e muitas empresas possuem problema de controle e sobrecarga na rede. Com técnicas integradas (OCR, Machine Learning e Deep Learning) são feitas a categorização dos documentos a partir do aprendizado de máquina e a plataforma consegue entender o tipo do documento sem a necessidade de entender o nome.
Por ser uma solução SaaS, o acesso é feito via internet com hospedagem na nuvem. Ou seja, sua empresa pode ter uma visão completa e organizada dos documentos armazenados a qualquer momento sem depender de um ambiente físico. Ao conduzir atividades de forma remota, é importante lidar com os documentos de forma mais analítica e estratégica para resultar em produtividade e eficiência.
GESTÃO DE DOCUMENTOS INTELIGENTE
VALIDADE JURÍDICA
Você pode estar pensando que por ser um armazenamento de dados digitais, pode faltar segurança. Após a publicação do Decreto Federal Nº 10.728 de 18.03.20, no Inciso X do Art. 3º da Lei 13.874/19 em março de 2020, foram estabelecidas técnicas e requisitos necessários para a digitalização de documentos públicos e privados. A partir de então, o governo nos deu a possibilidade de transformar os últimos 5 anos em documentos digitais e eles passam a ter os mesmos efeitos jurídicos do documento original. Ou seja, por meio dessa lei as empresas perdem a obrigatoriedade de manter seus arquivos físicos, tendo a possibilidade de armazená-los digitalmente.
A lei aborda metadados, integridade das informações, responsabilidade e as condições para o armazenamento de informações digitais. Lembrando da necessidade do uso de assinatura digital padrão ICP-Brasil para garantir a autenticação e a validade jurídica.
GESTÃO CONTÁBIL DE DOCUMENTOS
A relação de empresas de contabilidade com documentos sempre demandou muito da classificação de documentos e do armazenamento. Queremos acabar com a existência física do documento e automatizar o processo que o contador passa.
A plataforma pode ser integrada ao SPED Contábil em que facilita o dia a dia da contabilidade em pesquisa, auditoria e acompanhamento de processos.
Queremos levar a transformação digital para o seu dia a dia.
Com uma árvore de documentos recebíveis, você consegue ter uma percepção do todo que vai facilitar o processo de categorização de documentos e obrigações acessórias com seus clientes.
LEITURA E ESTRATIFICAÇÃO
Com essa solução sua empresa consegue ler e categorizar milhares de documentos em segundos. Dessa forma, você evita a perda de histórico, melhora a experiência dos seus colaboradores, consegue extrair valor das informações e cumpre as exigências regulatórias.
Trabalhamos com o grau de confiança de leitura em que a ferramenta aponta o índice de confiança de um documento e é possível validar os documentos antes do armazenamento. À medida que o sistema vai reconhecendo os documentos, os dados são estratificados e se tornam análises para o seu negócio.
INTEGRAÇÃO COM OUTROS SISTEMAS
Transformar os documentos em dados analíticos agora é possível de forma completa. Por meio de APIs, integramos a plataforma com outros sistemas para facilitar o processo e o armazenamento de documentos em um único local.
A leitura de documentos é automatizada, armazenada em tempo real na nuvem e pode ser integrada com outros sistemas de BPM e RPA para unificação dos processos.
NA PRÁTICA
TECNOLOGIAS POR TRÁS DA SOLUÇÃO
INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL
Com máquinas que atuam em problemas repetitivos que são resolvidos em pouco tempo com diferentes tecnologias.
MACHINE E DEEP LEARNING
Por meio dos dados processados pela tecnologia, a ferramenta vai aprendendo e aperfeiçoando a leitura automatizada.
GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos que facilita o controle e armazenamento de diferentes documentos no ambiente digital.
ANALYTICS
A análise adequada dos documentos proporciona uma visão geral de todas as informações processadas.
PARA QUEM É INDICADO?
Essa solução é indicada para empresas e para contadores que trabalham com um alto volume de documentos físicos e que sentem da dificuldade de compartilhar esses materiais além de armazenar em suas devidas condições. Com o uso de tecnologia, empresas de diversos segmentos conseguem otimizar a gestão de documentos.
Armazenar informações e documentos dos clientes e encontrá-los facilmente agora é possível além de estar disponível para todas pessoas autorizadas que precisem utilizar os dados.
CASE
A empresa Viceri otimizou a leitura de documentos cadastrais e contratos ao estratificar os dados e integrar ao sistema interno, garantindo maior agilidade, qualidade e segurança das informações dos clientes.